#3 スケジュール/タスク管理について

スケジュール/タスク管理の最大のコツは、基本的に「紙ベース」で管理すること

私は完全にひとりで仕事をしているため、スケジュールとタスクの管理については、人一倍注意を払っています。

特に、1ヶ月の間に10〜15件を超える案件に対応することもあるため、クライアントとのやり取りのミスを発生させないためにも、どの案件がどれだけ進んでいるのかを常に把握できる状態にしています。

フリーランスになってから今まで、様々なスケジュールやタスク管理のノウハウを試してきました。その過程で、色々なタスク管理に関する本を購入して読んだり、スマホで管理できるアプリを導入したりしましたが、なかなか自分の生活サイクルに定着するものが見つかりませんでした。

ですが、そんな失敗を繰り返すうちに、ひとつわかってきたことがありました。

「スケジュールやタスクは、紙ベースで管理した方がうまくいく」

ということです。(少なくとも私の場合は、ですが)

今はスマホやタブレットで何でもできる時代ですし、どこにでも持ち運べてしまうので、スケジュール管理をそうしたデバイス上で行っている人も多いですが、特に私のような個人で仕事をしているのであれば、確実に紙ベースでの管理をおすすめします。

その理由としては、

・自分の担当している仕事を「紙」という目に見える形にすることで、状況が把握しやすくなるから
・文字を自分の手で書くことで、パソコン上に記入するよりも頭の中がしっかり整理されるから
・紙に書いて管理していると、ひとつひとつの仕事が終わると同時に達成感を味わえるから
・パソコンやスマホで管理すると、スケジュールを確認するだけなのに、つい別の行動(SNSの閲覧・ネットサーフィン)などをして、時間を無駄にしてしまう可能性が高くなるから。

というものがあります。

要するに、紙ベースで管理を行うことで、

●「きちんともれなく管理できている」という実感を得ることができ、落ち着いて状況に対処できる
●客観的に自分のやるべき仕事を把握することができ、状況を物理的に「見える化」できる

といったように、主に精神面でのメリットが非常に大きく、その結果、作業の効率も数倍上がります。

もちろん、チームで作業するときなど、クラウドなどを活用した方が情報共有の面で軍配があがる面もありますが、基本的に個人で仕事を回していくようなタイプであれば、紙ベースの管理をおすすめします。

そこで、今回は具体的に自分がどのようなスケジュール・タスク管理をしているのか、テクニックをいくつか紹介したいと思います。

工夫1 デザイン作業進行表を作成して、クライアントの進行状況を管理

私はクライアントから依頼を受けたら、全体の作業の流れを記録できる「デザイン進行作業表」をプリントアウトして、そこに細かな内容を書いていきます。
ひとつの案件を作業する度に、どこまで進んだのか、具体的にどのような作業をしたのか、残りの作業は何かを簡単に書き込んでいきます。

このように逐一作業の記録をつけることで、作業漏れのミスを極力減らすこともできますし、納品までに一体どのぐらいの時間がかかったのかを把握することができます。

私は自分で作った作業表を使っていますが、自分の仕事の作業工程を書き込めるフォーマットであれば、ノートを使っても何でも構わないと思います。

肝心なのは、欲張って何でも記録項目にしないことです。当初私も、「クライアントの住所」や仮申込み日・申込日・入金日といった「日付」など、手書きで記録しなくても自分のパソコンで調べればわかるような項目をわざわざ手書きで書いていました。

あまりに完璧な進行表を作ろうとして、書かなければいけない項目が多く、最終的に面倒になって挫折してしまっては元も子もないので、極力項目は少なく、そして紙の半分は何でも思ったことをメモできるスペースにしておくのがいいでしょう。

私は毎朝のルーティンワークとして、これらの紙を机の上に並べて、スケジュールを考慮しながらその日取り組むべき案件をセレクトし、残りの紙は目に見えない場所にしまっておきます。

そうすることで、他の案件はひとまず考えずに、目の前の案件に全力で取り組むことが可能になります。人間はマルチタスクよりも、シングルタスクの方が集中力が高まることがわかっていますので、もしどうしても他の案件が頭をかすめて集中力が途切れてしまう人は、紙ベースのタスク管理を検討するといいです。

工夫2  1週間見開き型のスケジュール帳で、全体のスケジュールや予定、日々の活動を管理

案件の管理ばかりしていても、月、半年、1年ごとの大きなスケジュールを把握することができませんので、私はB5のスケジュール帳を使って、毎日の記録をつけています。

スケジュール帳は先の予定を書いておくのにも使いますが、私にとって一番意味のある使い方は、その日の仕事の記録をつけることです。つまり、一日をどのように過ごしたのか、そして何時間集中して仕事をしたのか、逐一記録することにしています。

実際に記載している部分は、プライベートの部分を数多く含むためお見せすることができませんが、上記のように1週間見開きのページに、毎朝仕事を開始する前や、休憩の合間に反省の意味も込めて1日の行動記録をつけます。

私は実際、このように行動記録(いわば自分自身の観察日記)をつけることによって、非常に大きな効果がありました。

●毎日の作業時間を把握できるので、達成感や充実感を得ることができる
●逆に、自分がどれだけ時間を無駄にしていたか客観的に把握できる
●自分が無駄だと感じる時間の使い方を後から反省し、改善につなげることができる

この地球で生きる人間であるならば、一日は24時間しかありませんので、充実した仕事をしていきたいのであれば、自分がどのようにその24時間を過ごしているのかを知らなければいけません。

私もこの方法を取り入れてから驚いたのが、スマホをあてもなくいじったり、ついダラダラとYoutubeを見てしまったり、明確な作業目標もなくPhotoshopを操作している時間が実に長かったことです。

お金では買えない時間という資源を、いかに有効活用していなかったのか、思い知ることになりましたが、原因が分かれば後はそれを取り除く努力をすればいいだけの話です。

このスケジュール帳を使って1日を振り返るテクニックを通じて、自分にとって無駄だと思える行動を控えることで、読書の時間も2倍以上増えましたし、ブログの記事を書く量も格段に向上しました。

うまく自己管理することができていない人は、「よし明日から頑張るぞ!」という精神論で対処するのではなく、このような物理的な対処法でトライしてみたらいいと思います。

工夫3  記録するまでもない小さなTo Doリストは、メモ帳で十分

デザイン作業表やスケジュール帳にもわざわざ書く必要もない、小さな仕事というのはフリーランスをしていると沢山あります。それこそデータの再送付や、1箇所のテキスト修正など、1分もあれば終わってしまうようなものです。

そうした細かな作業については、私は上記のmacのメモに箇条書きに記す程度に留めて、すぐに手をつけて処理してしまいます。

基本的に手書きで管理することを勧めてはいますが、macのメモアプリなどはスマホとも連動しているため、こうした細かな仕事をチェックするのにはうってつけです。

もちろん人によっては、付箋でも、ブロックメモでも使いやすいものを使用すればいいでしょう。

●タスクが大きくすぐ終わらないもの⇒紙ベースで管理する
●タスクの小さくすぐ終わるもの⇒メモアプリなどで管理する

といった使い分けを私は普段行なっております。

やるべき作業を明確にすることで、集中力と効率が格段にアップする

他にもスケジュール管理に関する自分なりのノウハウは数多くありますが、基本的には紙ベースでの管理を主体に、小さな作業についてはメモ帳などのアプリで管理することにしています。

もちろんどんな業種でも共通していますが、今、自分にはどのぐらいのやるべき仕事があって、納期まであとどのぐらい日数があるのか常に把握しておくことは、フリーランスという職業において特に最優先で整理しなければいけません。
自分をコントロールしてくれる上司もいなければ、スケジュールを報告してくれる部下などが全くいない環境で仕事を行うのですから、そうしたタイムマネジメントは自分自身の手でしっかりと実践し、そしてどんなに案件が溜まっていても焦らず落ち着いて仕事をこなしていけるかが肝心です。

どんなにスキルがあっても、タスク管理ができなければ何の意味もありません。ぜひ自分なりのスケジュール管理を日々実践しながら、最適な方法を発見していきましょう。

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